【新社会人・新入社員必見】飲み会・宴会の企画・幹事をするときに押さえておきたい5つのこと

【新社会人・新入社員必見】飲み会・宴会の企画・幹事をするときに押さえておきたい5つのこと

会社員なら誰でも通ると思います。

同期で研修してる時なんかはやりたい人がやるでいいけども、部署にそれぞれ配属されれば、持ち回りだったり、自分しか下の層がいないってことざらにありますからね。慣れなんですけどやはり手間がかかるのでポイントを押さえておきましょう。





前提としたいこと

配属された部署、チームの規模や雰囲気を把握しよう

自身が所属するところの規模が10人なのか30人なのか、はたまた100人なのかですね。8〜12人までだったら正直どうとでもなる。これより多いのは段々と面倒なことがでてくるし個人的には参加者が40人を超えるときついという印象ですね。




押さえておきたいこと

その1: 名目を押さえる

「〇〇さんが今月末で異動になっちゃうから送別会しましょうか。(新入社員)くん飲み会の企画お願いします。」

はじめのうちは上司、先輩から名目について指示をもらったり、教えてもらったりしますが自ずと名目を決めて行かなければなりません。そういうことで 僕が1度でも案内を見たことがある名目を以下に並べてみました。

また、相当する英語も併記してますが、飲み会はDrinking Partyで後ろにfor XXXでなんでもいけるはずです。きちんとするならBusiness Drinking Partyと頭につける、もう少しネイティブよりにするならGatheringです。


  •       歓迎会 Welcome Party
  •       送別会、歓送会、壮行会 Farewell Party
  •       打ち上げ Completion Party/ Celebration Party
  •       決起会 Kickoff Party
  •       慰労会 Thank-you Party
  •       懇親会 Convivial Party
  •       お花見
  •       暑気払い、納涼会
  •       忘年会 End of Year Party
  •       新年会 New Year Party


まだ他にもあると思いますが、どういう目的で開催するのかで集まる人や内容も変わりますね。

その2: 日程と企画内容や予算を押さえる

(1) 企画・幹事をお願いをしてきた人がいる場合

企画・幹事をお願いしてきた人と名目に沿った主賓の都合を聞いて開催予定日時を定めます。

また、企画・幹事をお願いしてきた人に飲み会の内容と予算を相談しましょう。忘年会や新年会などフォーマルな度合いが高い場合はゲームを催すこともありますし、通常、飲み会のはじめと締めの挨拶は必要と思いますので分からない場合は相談してください。

(2) 企画・幹事をお願いしてきた人がいない場合

(1)と同様ですが、相談する相手として飲み会に参加する人の中で1番上にくる上司がいいでしょう。

予算について、僕の経験から飲食に絞って価格帯の水準を作ってみました。あくまでもひとつの目安ですし、街の物価によりますのでご了承ください。


    価格帯(1人当たり)
  •       〜3,000円 飲食の質が確保しにくく、チェーン店が多い。しばしばブーイングされることもある。
  •       3,000円〜3,500円 料理の品数を少なくすればおさまる価格帯で低予算が重視される場合。
  •       3,500円〜4,000円 料理の質とコストのバランスを目指す場合だがお店がかなり限定されるはず。
  •       4,000円〜4,500円 料理の質がある程度確保されているが依然として店の予約が押さえにくい。
  •       4,500円〜5,000円 料理の質に加え品数やお酒の種類が多くなってくるためバラエティ重視できる。しかし、「高い!」と苦言を呈されることもしばしば。
  •       5,000円〜 料理の質を取りすぎて怒られはじめる。何らかの補助が出る場合に選べるレベル。

その3: 参加人数を押さえる

飲み会名目、日程、内容、予算が定まったら、 関係者に案内(メール)を出しましょう

  •       〇〇さんの△△会
  •       3月6日の18時30分より開催予定
  •       おひとりの会費は4,000円程の予定
  •       お店は検討中
  • →参加可否の返事をXX日までにください

必ず回答期限を記載しましょう。お店の予約人数の確定に影響がでてしまいますし、それでも忘れてしまう人はいます。

社内のメール次第ですがOutlookやNotesだと投票機能を使うのがオススメです。

その4: お店を押さえる

ここが1番、腕の見せどころですね。

その2で載せた価格帯から探していきましょうという話ですがもう少し条件がありますよね。

和食メインなのか、中華なのかみたいに ジャンルを決めなければなりませんが、その他のポイントは3つあります。


  •       コース、飲み放題にするかどうか
  •       職場からのアクセス(電車ならせいぜい地下鉄で2、3駅、徒歩ならせいぜい15分くらいが限界かと)
  •       お店のキャパシティや内観(座敷、テーブルなのか)

ジャンルは参加者に制限がなければ自由でいいと思います。ここでいう制限は、例えば外国籍の方がいる場合ですね。ヒンドゥー、ベジタリアンの方がいたらジャンルというか料理の相談をお店の人としなければなりません。

職場のまわりで予算とジャンルと評価で結構絞られると思いますからメニューやキャパシティを確認して気に入ったところから問い合わせしていきましょう。

お店が空いていれば決まりなんですがコースを依頼する場合、変更期限があるので必ずお店と確認しておいてください。

上記に挙げてませんが、お店を貸し切る場合は最低金額に達しないと赤字を出してしまう恐れがありますし、ゲームをする、何か動画を流すなど催しものがある場合、お店との確認は入念にしましょう。

その5: 案内の更新、会費徴収、リマインダー等その他の事前準備を押さえる

さてお店まで決まればもう少しで楽しい飲み会となりますね!

お店が決まると会費(*1)も決まるので 案内メールを更新しましょう(日付が差し迫っている場合は下記のリマインダーと一緒に出しても構わないとは思います)。

次に、 会費ですが10人を超えてくると前もって集める方が良いです。

会計時に誰から貰ったか混乱を避けるためです。

前もって集める場合、(*1)の時にすでに気をつけないといけないですが忘れがちなのは消費税です。

お店の情報にはコースで3,800円(税抜)と表示されていました。(税抜って表示小さかったりしてうっかりして忘れるんですよ、、、)それで小銭を集めるのが手間でなんとなく切りのいい4,000円を事前に集めました。

会計の時に「あれっっ、ズレてる???」面倒なことになります。この場合は1人あたり180円不足でした。上位者に相談して傾斜をつけなりしてなるべく集めやすくするのもある意味作戦です。

そして、当日は何時にここに集合しましょうとか、お店(現地)集合ですとかをメールで出しましょう。これが リマインダーです。



これで事前準備完了です。

お疲れ様でした!!

あとは飲み会の進行をしつつ、大いに盛り上がって楽しむのが1番です!



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